„... mi a hónap bármely napján képesek vagyunk zárni...
2009. november 29.

nyilatkozta Kisch Péter, a Kühne + Nagel Kft. gazdasági igazgatója a november 20-án megrendezett „Fast Close" című szemináriumon.

A fenti mondat hallatán biztosan sokan felhördülnek, akik gyakorló szakemberként hónapról hónapra (jellemzően nem kevés) időt töltenek el a záráshoz kapcsolódó feladatokkal. A magyarázat: a svájci anyavállalat szabályai szerint minden megrendeléshez lényegében azonnal el kell határolni a költségeket, így a záráshoz elengedhetetlen elhatárolások valóban minden időpontban aktuálisak. A számla beérkezésekor a szükséges könyvelés során nem történik más, mint az elhatárolással való egyeztetés. A vállalati adminisztráció próbál lépést tartani az üzlettel - ahogy a szállítmányozási folyamatról on-line információkkal rendelkezünk, ugyanúgy a gazdasági vonalon is valós idejű információkra törekszünk - fejtette ki előadásában Élő Elemér ügyvezető igazgató. További érdekesség, hogy a magyar leányvállalat könyvelési rendszerébe a vállalatcsoport más érdekeltségeinek munkatársai is „bekönyvelhetnek" - pl. egy kínai megrendelés felvételekor az ottani ügyintéző a szállítmányozás várható költségeit azonnal elhatárolja az érintett Kühne + Nagel Kft. leányokra - megjelenítve a tételeket azok könyvelési rendszerében.

A szeminárium fókuszába a vállalati beszámolási folyamat kritikus elemét, a zárás gyorsítását és az ezzel kapcsolatos szakmai megfontolásokat állítottuk.
A témaválasztás indoka: a zárás folyamán előálló információk késlekedése megakadályozza, hogy időben azonosítani lehessen a beavatkozást, intézkedést igénylő pontokat - melyek a vállalat teljesítményének javításához elengedhetetlenek.

Csekei Gábor, az IFUA Horváth & Partners vezető tanácsadója előadásában elmondta, hogy a zárás gyorsítása nagyban az adatminőség javításáról szól, majd bemutatta a gyors zárás előfeltételeit. Hangsúlyozta, hogy a „Fast Close" megvalósítása komplex feladat, hiszen átfogja mind a zárás folyamatszervezési, mind a számviteli és controlling tartalmi kérdéseit, mind a megvalósítást segítő korszerű informatikai megoldások alkalmazását. Ezért mielőtt belevágnánk zárásgyorsítást célzó projektbe, célszerű felmérnünk - vagy erre alkalmas szakemberrel felméretnünk -, melyek a jelenlegi zárásunk gyenge pontjai, hogy elkerülhessük a felesleges, költséges IT beruházásokat. A folyamatátalakításba befektetett energia azonban megtérül, hiszen a jól előkészített és végrehajtott változtatással egyszerre érhetjük el az adatminőség javítását, a folyamat gyorsítását, valamint a zárásra fordítandó munkaórák csökkenését. A zárási folyamat egyszerűsítése, gyorsítása révén a pénzügyi területen felszabaduló kapacitások pedig az érdemi döntés-előkészítésre fordíthatóak, ami szintén a vállalati teljesítmény fejlesztésének fontos eleme.
Egy friss felmérés szerint a legszigorúbb beszámolási előírások között dolgozó tőzsdei vállalatok közül többnek sikerült az elmúlt években drámaian csökkenteni az éves zárásra fordított időt. Az elvégzett programoknak köszönhetően a holland Phillips 20 napot (49%), a japán Nintendo 33 napot (58%) spórolt időben. A különbségek a TOP tőzsdei vállalatok között óriásira nőttek; a Novartis például több mint 100 nappal korábban hozza nyilvánosságra előzetes éves eredményét, mint a STRABAG. Érdekes tény, hogy ráadásul a gyors zárási folyamattal bíró vállalatok kevesebb, a tulajdonosok bizalmát megtépázó utólagos korrekcióra kényszerülnek, mint a zárásra fordított idő alapján akkurátusabbnak vélt társaik.

A Telekom zárási folyamatának kritikus pontjait mutatta be Cserhalmi Zsolt, a Magyar Telekom csoport számviteli osztályvezetője és Lumijärvi Antti-Jussi, a Euraccount Kft. működéstámogatási igazgatóhelyettese. A cégcsoport zárási folyamatának jelentős kihívása, hogy anyavállalatként a hozzá tartozó leányvállalatokat is konszolidálniuk kell a hót követő 6. munkanapra (ugyanez a határidő érvényes az éves riportokra is).
A Telekom illetve a számviteli szolgáltatója az Euraccount a zárást minden hónapban külön projektként kezeli - melyet nyitó megbeszéléssel indítanak és záró értékelő értekezlettel fejeznek be. Az érdekeltségi rendszerben is megjelenik az elhatárolások minősége, így ösztönzik az üzleti terület illetékes felelőseit a minél pontosabb értékek megadására. A zárásgyorsítás érdekében végrehajtott számos projekt során többek között átalakították számlázási ciklusaikat, algoritmusokat dolgoztak ki a bevételek becslésére, zárás státuszát követő alkalmazást fejlesztettek ki és egyértelműen szabályozták a vállalatcsoporton belüli gazdasági események hónapon belüli határidőit.
Emellett kiemelték az emberi tényező fontosságát a zárási stressz kezelésében.

A Sanofinál is jellemző, hogy más leányvállalatok könyvelnek rá a magyar érdekeltségre és itt is a 6. munkanapra készülnek el a beszámolók. Dénes Szabolcs, a Sanofi-Aventis Zrt. controlling vezetője előadásában kiemelte a zárási folyamattal kapcsolatos tanulási görbe jelentőségét: a zárási ütemterv abban nyújt munkatársainak segítséget, hogy alaposan ismerjék a lépéseket, az összefüggéseket és hónapról hónapra fejlődjön ezirányú teljesítményük. Kulcsfaktornak tartotta, hogy vállalatirányítási rendszerük megteremti az alapot a gyors záráshoz, hiszen a rendszer integráltsága nagy szerepet játszik a záráshoz kapcsolódó adatlogisztikai feladatok egyszerűsítésében.

A résztvevők a visszajelzések alapján nagyra értékelték, hogy az előadók szemléletesen és sokoldalúan mutatták be saját vállalati példájukat és hogy valódi betekintést engedtek a zárással kapcsolatos gyakorlatukba.

Az IFUA Controlling Kompetencia Központjának „Fast Close" szakértője: Csekei Gábor vezető tanácsadó, kérdéseikkel forduljanak hozzá bizalommal. (gabor.csekei@ifua.hu)

 

 

« vissza